Outsourcing to koncepcja polegająca na wykorzystaniu zasobów zewnętrznych na rynku, gdy poszczególne procesy biznesowe przedsiębiorstwa są realizowane przez innego usługodawcę. Wykorzystywany jest głównie do czynności administracyjnych, które nie są głównym źródłem dochodów danej firmy. Jednak można go również zastosować w produkcji. Istotę outsourcingu, możliwości jego wykorzystania, a także różne korzyści, jakie przynosi firmom, wyjaśnił Róbert Verbich, regionalny dyrektor finansowy na 27 krajów Europy Środkowo-Wschodniej w PwC.

Przekazywanie umiejętności innym

Outsourcing jest stosowany głównie w takich sprawach jak księgowość, podatki, płace, czynności prawne, rozwiązania informatyczne i technologiczne, automatyzacja, ale także marketing i różne inne usługi „back office”. Aby zdecydować, kiedy, czy i jak zlecić outsourcing, należy wziąć pod uwagę kilka czynników, takich jak struktura zarządzania firmą, wielkość firmy, czynniki kosztowe i oczywiście także możliwości doskonalenia. w formie „procesu ciągłego doskonalenia”. Jak zauważa Róbert Verbich, firmy mają długą historię outsourcingu. Jest to kwestia przeniesienia pewnych obowiązków i umiejętności na firmę zewnętrzną, dla której – w większości przypadków ze względów finansowych – korzystniejsze jest posiadanie zewnętrznego partnera niż zapewnienie rozwijanych wewnętrznie zdolności i know-how. Wielkość rozważanej firmy, a także jej historia z pewnością będą miały wpływ na tematykę outsourcingu. Oczywiście, jeśli chodzi o małe lub średnie firmy, procesami administracyjnymi zajmuje się kilka osób, które często pełnią kilka ról. „Po prostu nie potrafią poświęcić się w pełni, profesjonalnie iz odpowiednią jakością tylko jednemu, dwóm, trzem przedmiotom, a wręcz przeciwnie, często mają na swoich barkach dziesięć. Starają się więc robić wszystko w określony sposób. sposób, ale wynik nie może być całkowicie wysokiej jakości” – zwraca uwagę Róbert Verbich. Dlaczego wspomina o małych i średnich przedsiębiorstwach? Bo często mówi się, że te przedsiębiorstwa nie potrzebują outsourcingu, a prawda jest odwrotna. Outsourcing jako model jest dla nich również interesująca, właśnie ze względu na wspomniany przykład.

Umiejętności jakościowe są rzadkie

Jeśli przyjrzymy się średnim i dużym firmom, w których na pewnym poziomie budowane są różne działy i funkcje administracyjne, pojawia się pytanie, jakie umiejętności dana firma już posiada, w jaki sposób inwestuje lub inwestowała w przeszłości w szkolenie swoich ludzie. „Każdy obszar, czy to finanse, podatki, marketing, marketing cyfrowy i skalowanie w ramach nowych platform, czy analiza rynku, wszystkie są bardzo ważne. Jeśli firma nie zainwestowała odpowiednio w swoich pracowników, po prostu nie ma umiejętności jakościowe w danych obszarach”, ostrzega Róbert Verbich, dodając, że w takim przypadku zespoły firmy nie są w stanie skutecznie zarządzać wszystkimi procesami biznesowymi i zarządzać produktywnie. To jeden z głównych powodów, dla których zdaniem eksperta konieczne jest outsourcingu. „Pomimo tego, że posiadam zdolności danych osób, po prostu nie posiadam umiejętności efektywnego prowadzenia biznesu. Nie wolno nam zapominać, że mówimy tu o kompleksowych rozwiązaniach, automatyzacji, cyfryzacji i stosowaniu rozwiązań systemowych. Doskonale wiemy, że w procesach administracyjnych, czy to w usługach finansowych, zakupowych czy kadrowych następuje znaczna automatyzacja i robotyzacja – podkreśla Róbert Verbich, zaznaczając, że są to np. różne powtarzalne procesy, gdzie wystarczy po prostu zdefiniować pewien algorytm. W przypadku istnienia takiej automatyzacji lub robotyzacji wydajność naturalnie rośnie wykładniczo.

Podstawą sukcesu jest automatyzacja

Jak zaznacza Róbert Verbich, najpierw trzeba wiedzieć, gdzie i jak wprowadzić automatyzację. Jeśli tych podstaw nie ma, to trzeba sięgnąć po outsourcing, bo wszystko, co dotyczy np. identyfikacji procesów nadających się do robotyzacji, a także jej wdrożenia, zdaniem Verbicha, wcale nie jest prostym tematem. Jeśli firma unika wyrafinowanej automatyzacji przez dłuższy czas, jej koszty rosną w stosunku do innych podmiotów i powoli, ale nieuchronnie znajduje się w niekorzystnej sytuacji konkurencyjnej. W takiej sytuacji wystarczy po prostu zwrócić się do profesjonalnego partnera, który zazwyczaj potrafi oszacować potencjał zmian i usprawnień w tych obszarach w ciągu kilku godzin lub kilku dni. „Istotą firm outsourcingowych jest to, że mogą one wspierać nowe, nowocześniejsze procesy, oczyszczać je i harmonizować, w tym przygotowywanie danych i informacji, standaryzować, a także eliminować procesy zbędne, np. wykonywanie zbędnych zadań. Pozwoli to zaoszczędzić dużo czasu i pieniędzy. Najgorsze jest automatyzowanie tego, czego ostatecznie biznes nie potrzebuje. Potem przychodzi sam proces automatyzacji. to samo”, wyjaśnia Róbert Verbich, dodając, że jeśli firma outsourcingowa ma doświadczenie w danej dziedzinie, pozytywny wynik pojawi się dość szybko.

Zaufaj partnerom outsourcingowym

Dlaczego partner outsourcingowy jest bardziej kompetentny niż, powiedzmy, ludzie lub zespoły w firmie, które muszą wdrożyć niezbędną zmianę? Głównym powodem, jak zauważa Róbert Verbich, jest fakt, że obszar administracyjny, którym zajmuje się partner outsourcingowy, jest jego podstawową działalnością. Oznacza to, że skupia się głównie na danym procesie, usprawnianiu go i automatyzowaniu, a także ma wystarczającą kadrę i możliwości techniczne, aby móc skutecznie wdrożyć automatyzację u swojego klienta, którego biznes skupia się na zupełnie innym obszarze. „Oczywiście firma będzie bardziej koncentrować się na biznesie, opracowaniu strategii marketingowej, pozyskiwaniu nowych klientów niż np. a następnie opracowuje konkretną ofertę rozwiązań” – mówi Róbert Verbich. Dla każdej z tych ofert ważne jest opracowanie uzasadnienia biznesowego, które jasno pokazuje zaoszczędzone koszty, a także poprawę parametrów jakościowych.

Posiadanie własnych ekspertów jest drogie

Poza kosztami i wydajnością automatyzacji jest jeszcze jeden parametr, który jest bardzo ważny – jest to umiejętność zarządzania ryzykiem i dbania o to, aby wszystko było w porządku, np. także z punktu widzenia lokalnych władz czy ogólnoeuropejskiego ustawodawstwa . „Do tej pory mówiłem głównie o finansach przedsiębiorstw, ale w przypadku outsourcingu możemy mówić o wielu innych obszarach. Może to dotyczyć procesów produkcyjnych, bezpieczeństwa w Internecie, które jest bardzo istotne w dzisiejszych czasach. Można powiedzieć, że jest to również typowy temat outsourcingu”, podkreśla Róbert Verbich. Dlaczego? Ponieważ jest to bardzo specyficzny obszar i firmy muszą mieć do dyspozycji bardzo wysokiej jakości ekspertów, którzy wiedzą, jak zapewnić cyberbezpieczeństwo. Zdaniem Róberta Verbicha, gdyby firmy próbowały budować wysokiej jakości IT specjalistów, np. z dziedziny cyberbezpieczeństwa, i żeby każdy robił to samodzielnie, byłoby to bardzo nieefektywne finansowo. Koszty w każdym podmiocie ogromnie by wzrosły. „Dlatego też zawsze dobrze jest dotrzeć do partnera, który jest w domu w regionie. Opanowali wszystko od A do Z.”

Cena usług nie zawsze jest decydująca

Cyfryzacja dotyka obecnie wszystkich procesów administracyjnych, czy to związanych z finansami, zarządzaniem personelem, zakupami czy marketingiem. We wszystkich dziedzinach konieczne jest posiadanie zdigitalizowanych danych i informacji oraz wydajna, szybka i dokładna praca z nimi. „Digitalizacja przebiega więc przez wszystkie podane dyscypliny. W każdym razie digitalizacja to temat, który można zlecić na zewnątrz” – dodaje Róbert Verbich. Dla samego klienta, w przypadku outsourcingu, kluczowe jest, aby dysponował zespołem wysokiej jakości pracujących dla niego ludzi, którzy są profesjonalistami w danej dziedzinie i potrafią wpaść na pomysł, jak stale usprawniać dane procesy. Dla każdej firmy outsourcingowej jego odpowiedzialność, dyskrecja i umiejętność ochrony wrażliwych informacji i danych klientów to podstawa.” To jest alfa i omega sukcesu, ponieważ dane klientów są zawsze postrzegane z dużą wrażliwością. Jeśli partner outsourcingowy jest doświadczony i wysokiej jakości, musi również opanować wszystkie procesy, na przykład z punktu widzenia cyberbezpieczeństwa. Bo to, co w zasadzie robi dla swoich klientów, musi też wspierać siebie – dodaje Róbert Verbich. Na rynku są różne firmy outsourcingowe, z różnymi doświadczeniami i historiami. jakości, ale też gorszej jakości, dlatego trzeba być bardzo należy zachować ostrożność przy ich wyborze. Koszt nie powinien być jedynym decydującym czynnikiem, ponieważ nawet w tym przypadku wynik może być rozczarowujący.

Nie zwlekaj z potrzebną zmianą

Co zlecić na zewnątrz, jak i kiedy? Zdaniem Róberta Verbicha można o tym wiele mówić. Jednak jeśli chodzi o pytanie, kiedy szukać partnera, prawda jest taka, że ​​wiele firm w natłoku codziennych wyzwań i obowiązków nieustannie forsuje temat outsourcingu. Często wracają do zdrowia dopiero w przypadku poważniejszego kryzysu, na przykład spowodowanego pandemią koronawirusa. „Albo powiedzą, że właśnie dlatego, że jest czas kryzysu, takie tematy jak automatyzacja należy odłożyć na później. Wręcz przeciwnie, myślę, że kryzys to czas, który należy postrzegać jako okazję do przyjrzenia się temu, co działa, a co nie”. w firmie. A jak coś nie działa, to trzeba zapytać, kto może pomóc” – podkreśla Róbert Verbich, według którego często zdarza się, że firma się rozwija, a jej kierownictwo uważa, że ​​„nie ma co zmieniać, ponieważ mogą całkowicie zarządzać wszystkim. Jednak rzeczywistość często jest odwrotna i firmy często nie mogą skutecznie zarządzać własnym rozwojem. „Zarządzanie wzrostem jest bardzo trudne. Właśnie wtedy, gdy biznes rozwija się w zawrotnym tempie, warto zastanowić się, czy biznes będzie tworzył nowe działy i możliwości i sam nimi zarządzał, czy raczej wybierze partnera outsourcingowego, który może zaoszczędzić czas, pieniądze, a tym samym zmniejszyć ogólną koszty. . W każdym razie należy się zastanowić, które działy są dla danej firmy kluczowe i dobrze jest je samodzielnie kierować, a które warto przesunąć” – mówi Róbert Verbich. Zasadniczo to samo dzieje się, gdy obroty lub rentowność firmy spadają, a dany podmiot koniecznie potrzebuje restrukturyzacji i redukcji kosztów, na przykład poprzez zwolnienia. Tu z pomocą może przyjść partner outsourcingowy, który dysponuje odpowiednią kadrą i potencjałem do obsługi wybranych procesów. Jak podkreśla ekspert PwC, outsourcing jest na Słowacji stosunkowo dobrze ugruntowany.